Handlingsreferat: Hvad er det?

På vores kurser møder vi mange deltagere, der ikke ynder at skrive referater - primært fordi de ikke kender til de bedste metoder. Notater og referatteknik kan være en udfordring for mange, men det behøver det ikke at være.

Har du måske oplevet et møde, hvor mødelederen spurgte, hvem der ville skrive referatet? Hurtigt kigger alle mødedeltagerne ned i gulvet - og ingen meldte sig frivilligt! Men det er ikke så kompliceret at skrive et referat, når man har grundlæggende forståelse og gode teknikker til notering og referatproduktion. Lad os derfor behandle, hvad et mødereferat er, og hvad det bruges til.

Hvad er et mødereferat?

Et mødereferat er en skriftlig beskrivelse af mødets forløb. Det skal give en oversigt over mødets gang og resultat. Der skal skrives referater til mange forskellige slags møder, og derfor kan et referat også have forskellige formål. Skal det eksempelvis være et referat fra en arbejdsgruppe, kan det fungere som grundlag for det videre arbejde, som beslutningsgrundlag, vejledning og instruktion. Er det et bestyrelsesmøde, skal alle beslutninger nedskrives af økonomiske og juridiske årsager, og referatet skal fungere som dokumentation for udtalelser, vedtagelser og beslutninger - et referat fungerer som en tjekliste.

Er det derimod et møde i en projektgruppe, skal referatet fungere som et erindringskort for deltagerne og information til de fraværende. Et møde i et offentligt udvalg kræver også en skriftlig protokol; det er lovpligtigt. Det samme gælder møder i kommissioner, kommunalbestyrelser, regionsråd og i Folketinget.

Er det virkelig nødvendigt at skrive referat?

Man møder sommetider mødedeltagere, der mener, at et referat ikke er nødvendigt. Der kan være flere grunde til dette, men en af grundene er typisk, at de ikke ønsker rollen som referent! Og at de ikke kender til notat- og referatteknik.
Selv om det kan være en rolle, man ikke ønsker at påtage sig, mener vi, at det er afgørende at sikre et fælles referat fra mødet.

Alternativet er, at hver mødedeltager tager sine egne notater. Derved risikerer man to ting: en manglende fokus under mødet, da alle skal notere samtidig med at de deltager i diskussionen, og at de nedskrevne oplysninger bliver subjektive og dermed meget forskellige.

Referentens rolle under mødet - notat- og referatteknik - så skriver du et godt referat

Her er nogle punkter som en slags tjekliste til at tage notater til et møde:

Find en god plads. Det er vigtigt, at du sidder centralt i forhold til de andre deltagere. Det bør være en plads, hvor du kan se og høre alle.

Hold styr på dine notater. Brug A4-papir eller din pc til dine notater.

Lad være med at skrive tæt på. Sørg for rigelig plads på siden. Dette sikrer at du senere kan vende tilbage til punkter og tilføje yderligere kommentarer.

Tag grundige notater. Dine notater skal være omfattende og meget fyldigere end det endelige referat. Det er god notat- og referatteknik. Under skrivningen af referatet får du tid til at sortere informationen og formulere de endelige sætninger. Derfor skal du ikke tænke i konklusioner, mens du tager notater. Det er bedre at have for mange notater end for få!

Lyst, vurdér og notér. Man begynder som regel ikke at notere, så snart nogen taler. Referenten lytter, vurderer om oplysningerne er vigtige og skriver dem ned, (undtagen hvis et ordret referat er nødvendigt). Det kan være vanskeligt at følge med, da referenten skal høre udtalelserne til ende, før de kan vurdere, om de skal skrives ned. Når referenten endelig kan notere, er mødedeltagerne ofte gået videre.

Hvis det går for hurtigt, bed mødedeltagerne om at vente et øjeblik, så du kan notere. Det er god notat- og referatteknik.

Stil spørgsmål, hvis du er i tvivl. Det er referentens vigtigste opgave at stille spørgsmål, hvis hun er i tvivl. Dette opnår du den bedste notat- og referatteknik. Hvis du er i tvivl, er der sandsynligvis andre deltagere, der også er det. Mange af os går til mange møder, og nogle gange synes man, at de er spild af tid. Hvis du er referent, er din rolle at få svar på så mange spørgsmål som muligt under mødet. Jo bedre referatet er, desto lettere er det at arbejde ud fra, og dermed kan du og dine kollegaer hurtigere implementere beslutningerne.

Læs evt. dine notater op for deltagerne. Det kan være en god idé, at referenten læser sine notater op for deltagerne. På den måde sikrer du, at alle er enige om beslutningerne. Hvis direkte citater indgår, skal disse kontrolleres med de citerede straks efter mødet. Det er god notat- og referatteknik.

Husk at skrive referatet hurtigt efter mødet. Det er som regel nemt at læse dine noter, når mødet stadig er friskt i erindringen. Venter man for længe, mister man den umiddelbare erindring om detaljerne. Så får du ikke det optimale ud af notat- og referatteknikken.

Læs også: Skabelon til referat